Entrevista com Dinesh Acharya

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Como planejar um espaço adequado?

Como planejar um espaço adequado, que reflita o fluxo de trabalho, seu modelo de gestão e sua cultura, com conforto e atendendo às necessidades de interação entre as equipes? Os escritórios corporativos acompanham a evolução cultural, econômica e a maneira como a sociedade pensa o trabalho? Essas e outras questões foram discutidas em maio no Worktech 13, em São Paulo. O evento, realizado pela primeira vez na América Latina, reuniu profissionais nacionais e internacionais para discutir temas ligados ao futuro do trabalho e dos ambientes.

Panorama entrevistou Dinesh Acharya, diretor de Consultoria Estratégica e Workplace Strategy da JLL, sediado em Nova York, mediador de uma das palestras do Worktech. Confira.

Panorama – O objetivo do Worktech é discutir o futuro do trabalho e do ambiente de trabalho.  Na sua visão, quais seriam as tendências mundiais que podemos esperar para os próximos anos no setor de prédios comerciais?

Dinesh Acharya –  Hoje, os prédios de escritório e os locais de trabalho precisam responder a propulsores do negócio globais e relacionados com desempenho financeiro, agilidade, hipercolaboração, inovação, resiliência, sustentabilidade e atração e retenção de talentos diversificados.  Com isso, os padrões de local de trabalho estão se afastando do modelo ‘tamanho único’ e migrando para uma distribuição mais ágil de espaços, na qual os responsáveis têm mais opções de escolha e maior flexibilidade para escolher o espaço que for mais produtivo para a tarefa em questão.  Cada vez mais, o leque de opções não se limita ao espaço físico do escritório, vindo agora a abranger uma vasta rede de escolha, incluindo o trabalho em casa, escritórios satélite e ‘terceiros lugares’ no universo urbano.

Panorama – O principal tema a ser discutido no evento é o futuro do ambiente de trabalho.  Em sua opinião, como o ambiente de trabalho vem se desenvolvendo nos últimos anos e o que podemos esperar nos próximos anos?

Dinesh Acharya –  O escritório moderno ‘tradicional’ era baseado em práticas de trabalho individuais e apoiadas em processos, fazendo com que a maior parte do espaço de trabalho fosse alocada a atividades individuais.  Essa solução está em descompasso com as práticas de trabalho baseadas no conhecimento, hoje adotadas pela maioria das organizações, as quais exigem o trabalho conjunto de equipes em diferentes localidades e fusos horários.  A tecnologia está redefinindo o local de trabalho ao possibilitar a automação de tarefas baseadas em processos, a rápida transferência de informações e o trabalho ‘independente de localização geográfica’ [trabalho remoto].  A mudança geracional também exige uma abordagem do local de trabalho que contemple o futuro, antecipando as necessidades da próxima geração.  Conforme as organizações forem lidando com esses desafios ligados ao local de trabalho, poderemos esperar o surgimento de práticas de trabalho cada vez mais ágeis e com um foco renovado em exaltar a colaboração, a coletividade, a diversidade e os valores da marca no local de trabalho.

Panorama – Qual o impacto que o ambiente de trabalho pode ter na produtividade de uma empresa? O senhor poderia nos dar alguns exemplos de técnicas/métodos que garantiriam a maior produtividade possível?

Dinesh Acharya –  Medida pelo ‘output’, ou resultado, a produtividade dependerá da capacidade da empresa de obter o máximo possível de seus funcionários em relação aos objetivos organizacionais.  É importante identificar a medida específica do resultado usada pela empresa, a qual definirá a sua produtividade.  Uma vez definido esse fator de medição do resultado, a organização deve procurar alavancar seu espaço físico de trabalho e medir o grau em que o local de trabalho poderá influir na produtividade da empresa.  O local de trabalho certo pode promover a produtividade por meio de: velocidade e qualidade da tomada de decisões, inovação, resposta rápida a mudanças, saúde e bem-estar, atração e retenção de talentos e minimização do tempo improdutivo associado a ineficiências do local de trabalho.  Pelo fato de que as organizações estão em estado de mudança contínua, é importante medir regularmente o desempenho no local de trabalho usando entrevistas, pesquisas, estudos de observação, grupos de foco, etc. para garantir que o local de trabalho esteja servindo de base de apoio para a produtividade individual e das equipes.

Panorama – O senhor nota sinergias em novas tecnologias e práticas de sustentabilidade no ambiente de trabalho?  O que podemos esperar nos próximos anos?

Dinesh Acharya –  Até mesmo um prédio ‘verde’ não será sustentável se ficar vazio a maior parte do tempo.  Embora inovações como “thin client” [uma tecnologia de computação], servidores “blade” e iluminação LED possam reduzir o consumo de energia, o impacto mais significativo que a tecnologia exerce sobre a sustentabilidade é que ela simultaneamente aumenta a mobilidade (via aparelhos móveis e conectividade sem fio) e diminui a mobilidade (via ferramentas de colaboração virtual).  Isso significa que as organizações podem adotar práticas de trabalho ágeis que podem reduzir a pegada imobiliária, o consumo de energia e as emissões associadas às viagens de ida e volta do trabalho, e ao mesmo tempo reduzir as emissões relacionadas com viagens de longa distância.  Nos próximos anos, as empresas continuarão a alavancar as tecnologias móveis e colaborativas, usando os imóveis mais intensivamente com o passar do tempo e/ou buscando modelos de distribuição do local de trabalho que possam melhorar sua utilização, eficiência e sustentabilidade.

Panorama – Muita gente vive nas grandes cidades e, por mais bem urbanizadas que sejam, a mobilidade é um fator importantíssimo que influi também na produtividade.  Qual é a sua opinião sobre os escritórios em casa e como criar grupos de trabalho de alto desempenho nessa modalidade de trabalho?

Dinesh Acharya –  Ter a opção de ocasionalmente trabalhar em casa pode dar aos funcionários a possibilidade de trabalhar sem distrações, melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal e reduzir o tempo improdutivo e as emissões de carbono associados às idas e vindas do trabalho.  As pesquisas sugerem que essas políticas podem contribuir para melhorar a atração e retenção de talentos e aumentar o envolvimento dos funcionários.

Todavia, qualquer opção de trabalho a partir de casa deve ser respaldada por um programa de gerenciamento de mudança para garantir que as expectativas e parâmetros de desempenho estejam claramente definidos, que ferramentas de comunicação sejam usadas e que haja pontos de contato regulares para os funcionários se relacionarem com seus respectivos gestores e equipes.  Em alguns casos, a opção de trabalhar em casa pode ser mais indicada para funcionários de alto desempenho que já estão correspondendo às expectativas de desempenho.  Dessa forma, as empresas podem manter a integridade de seu programa de local de trabalho.

Panorama – Mesmo considerando seu cenário econômico ainda estável, o Brasil tem de superar imensas barreiras para continuar crescendo no longo prazo.  Usando os Estados Unidos e a Europa como exemplos, é possível dizer que um ambiente de trabalho eficiente contribui para uma atmosfera mais propícia ao crescimento?  Em caso afirmativo, o senhor poderia indicar alguns casos de sucesso?

Dinesh Acharya –  Embora possa parecer contraintuitivo, é possível simultaneamente aumentar a eficiência e acomodar o crescimento ‘sem espaço’.  Aqui, o fator chave é questionar a noção de que todo mundo precisa de uma mesa de trabalho própria o tempo todo.  Na verdade, estudos de utilização de local de trabalho mostram que as mesas são usadas durante menos de 50% do tempo, em média.  Ao romper a ligação entre o indivíduo e sua mesa de trabalho, as empresas ficam mais bem posicionadas para acomodar o crescimento e as mudanças organizacionais.  Um dos exemplos mais conhecidos de agilidade corporativa é o conceito de local de trabalho baseado em atividade do Macquarie Bank, em Sydney, na Austrália, onde 3.000 funcionários se mostraram ágeis desde o primeiro dia de trabalho sem mesa própria.  No primeiro ano de ocupação, 800 novos funcionários foram somados aos 3.000 anteriores sem a necessidade de mesas adicionais e sem qualquer custo de remanejamento de espaço.  A meta do Macquarie Bank é obter US$100 milhões de economia em 10 anos, sendo que 92% dos funcionários não querem voltar para o sistema de mesa própria e 70% deles trouxeram familiares e amigos para mostrar o escritório, o que o banco considera uma métrica significativa do envolvimento dos funcionários.

Nos Estados Unidos e na Europa, empresas como Accenture, Cisco, GSA, GSK, Microsoft e Shell estão entre as muitas que usam práticas de trabalho ágeis para promover a eficiência e ao mesmo tempo acomodar o crescimento e as mudanças ao longo do tempo.