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“O tempo é o nosso recurso mais escasso. Se você não puder administrá-lo, então não poderá administrar mais nada.”

Diante do grande número de compromissos em nosso dia a dia, é fundamental fazer uma boa administração do tempo necessário para a realização das várias atividades. Murillo Carvalho de Azevedo, gerente de propriedade da JLL, explica, nesta entrevista ao Panorama, por que e como temos de gerenciar nosso tempo.

Panorama – Por que é preciso fazer o gerenciamento do tempo?

Murillo Azevedo – Todos os dias, seja na vida pessoal ou profissional, somos submetidos a uma grande quantidade de atividades a serem realizadas, o que aumenta a importância de fazer o gerenciamento adequado do nosso tempo para dar conta dos vários compromissos. Isso impacta diretamente nossa eficiência e imagem profissional.

No ambiente corporativo, é fundamental o correto gerenciamento do tempo. Falhas podem ocasionar atrasos nas entregas. A repetição desses atrasos, por sua vez, fatalmente refletirá uma imagem negativa do profissional envolvido.

Como disse Peter Drucker, considerado o “pai” da administração moderna, o tempo é o nosso recurso mais escasso. Se você não puder administrá-lo, então não poderá administrar mais nada.

Por onde começar o gerenciamento do tempo?

Murillo Azevedo – Segundo Christian Barbosa, consultor empresarial, especialista em produtividade, devemos dividir o nosso tempo em três grandes grupos de atividades a serem realizadas: importantes, circunstanciais e urgentes. As tarefas importantes são as que têm expressiva relevância e estão relacionas ao seu trabalho. Já as circunstanciais, por outro lado, são aquelas em que você não está trabalhando no momento – por exemplo, o pagamento de uma conta. Como urgente, se classifica aquilo que não era esperado mas surgiu com enorme relevância, sendo necessária a sua execução. Vale ressaltar que as tarefas urgentes não podem ser confundidas com as importantes que você deixou de realizar no passado.

O gerenciamento do tempo começa pela definição de todas as atividades envolvidas para a entrega de um produto ou serviço, passando pelo seu sequenciamento estratégico, pelo levantamento dos recursos necessários para sua execução e pela estimativa de duração. Inclui, ainda, o monitoramento do cronograma (confrontando o previsto em relação ao realizado).

Qual a importância de estimar corretamente o tempo para executar as tarefas e como fazer isso?

Murillo Azevedo – É fundamental a correta estimativa do tempo necessário para a execução de uma tarefa. Caso contrário, não haverá planejamento que sustente nossas datas de entrega. Mesmo nos pequenos e médios projetos, é importante fragmentá-los em atividades, para que se possa fazer uma estimativa sequencial e chegar a um prazo final mais realista.

Quando não temos conhecimento para calcular o tempo de todas as atividades com precisão, podemos buscar a ajuda de um especialista daquela área. Vale destacar que, na maioria das vezes, também podemos buscar esse auxílio junto aos colegas de empresa.

Qual o prejuízo de estimar um prazo que não será cumprido?

Murillo Azevedo – A estimativa equivocada de um prazo resulta, muitas vezes, em fixar uma data de entrega que não será cumprida junto ao seu gestor, colega ou mesmo um cliente, o que acaba gerando problemas, como custos extras, alterações de escopo ou afetando a qualidade esperada. Além de indicar falta de compromisso ou controle, se esse fato for repetido, fatalmente resultará em perda de credibilidade.

Para grandes projetos, existem softwares, ferramentas e técnicas que auxiliam na definição das atividades, sequenciamento, alocação dos recursos necessários, estimativa de duração e monitoramento do cronograma, auxiliando no gerenciamento do tempo.

Onde podemos aplicar os conceitos de gerenciamento do tempo?

Murillo Azevedo – Os conceitos de gerenciamento do tempo se aplicam a diversos segmentos. No setor de Gerenciamento de Propriedades, por exemplo, uma ferramenta simples, mas eficaz, é o plano de ação. Se elaborado corretamente, o plano ajuda o gestor predial a organizar suas entregas.

Para que a ferramenta traga os resultados esperados, o plano deve ser compartilhado com toda a equipe, além de ter suas informações constantemente atualizadas. Uma boa prática para assegurar isso é a realização de reuniões semanais que pautem o tema, alinhando as expectativas entre todos os responsáveis pelas execuções das atividades apresentadas no controle.

A utilização adequada do plano de ação proporciona uma clara visão da sequência de entregas por parte da equipe. Com isso, o gestor ou mesmo o cliente podem realizar ajustes nas prioridades, bem como verificar rapidamente os impactos que novos projetos ou atividades causarão no planejamento.