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Aquele ambiente com baias individuais e “território marcado” por fotos e objetos pessoais vem perdendo terreno para espaços compartilhados, flexíveis e mais inteligentes.

As novas tecnologias e as mudanças na forma de trabalhar, com mais colaboração e interação entre os profissionais, estão alterando o modelo dos escritórios corporativos. Aquele ambiente com baias individuais e “território marcado” por fotos e objetos pessoais vem perdendo terreno para espaços compartilhados, flexíveis e mais inteligentes.

O escritório corporativo moderno é o laptop e acesso à internet. Hoje, poucos são os negócios que ainda demandam uma baia dedicada a um funcionário. Além de ganhos de produtividade e criatividade, essa transformação traz importantes resultados financeiros.

Um exemplo concreto foi um projeto realizado para um cliente que decidiu mudar seu escritório, mas promoveu antes uma revisão de sua workplace strategy com foco em redução de custo.

Se mudasse de local levando o modelo convencional, seriam necessários sete andares. O estudo de ocupação que realizamos com base em observação e metodologia própria possibilitou reduzir para cinco andares o espaço necessário no novo prédio. Dessa forma, o cliente pôde deixar de gastar com o aluguel de dois andares e reduzir custos relacionados à ocupação desse espaço.

O estudo revelou números que impressionam. Nesse cliente, a média de ocupação foi de 67% do tempo, com máximo de 78% e mínimo de 54%. Ou seja, a subutilização chegava a 33%! Era, sem dúvida, uma boa oportunidade de redução de área e de custos com aluguel, energia, equipamentos e manutenção.

Pudemos concluir ainda que 80% das áreas de depósitos de materiais de escritório e de arquivo de documentos poderiam ser reduzidas, com a digitalização de documentos e outros procedimentos, evitando a impressão.

Mas uma revisão de workplace strategy não se trata apenas de simplesmente reduzir o espaço. Para ser bem-sucedida, a movimentação de um modelo de uma baia para um funcionário para um escritório com estações de trabalho compartilhadas requer uma atuação conjunta com as áreas de tecnologia e de pessoas.

TI entra com a infraestrutura tecnológica, que garante, por exemplo, a mobilidade que o mundo digital permite, como usar a internet sem fio e atender a uma ligação telefônica no seu próprio ramal estando em qualquer ponto do escritório. A área de recursos humanos ou de pessoas, por sua vez, precisa ser envolvida para apoiar as mudanças culturais, porque o digital workplace introduz novas maneiras de trabalhar, com mais colaboração e interação entre as pessoas. Surgem novos espaços como as salas de hudderoom, para reuniões com até 6 pessoas. As pessoas podem escolher, por exemplo, levar seu notebook para o café e trabalhar de lá.

A maior mudança, porém, é que funcionários não têm mais uma estação de trabalho fixa, mas usam as que estiverem disponíveis, bastando conectar seu notebook à internet ou ao Wi-Fi, que precisa ser reforçado. Em geral, estabelece-se uma vizinhança, procurando sentar-se próximo aos colegas da mesma área, mas nada impede de alguém da comercial sentar perto de alguém de finanças e assim por diante, mudando periodicamente de acordo com a tarefa ou o projeto do momento.

No final, a empresa poderá ver que conseguiu muito mais do que apenas reduzir custos de aluguel e manutenção, diminuindo sua área ocupada. O digital workplace traz maior satisfação dos funcionários pela aparência, flexibilidade, modernidade e agilidade do novo escritório.

 

José Martucci Penoff  é gerente da área de Corporate Solutions da JLL.

Foto de José Martucci

Foto de destaque: Shutterstock