Em maio de 2013, a JLL, nos Estados Unidos, publicava os resultados de sua pesquisa Global Corporate Real Estate Trends 2013, destacando o futuro dos escritórios e dos métodos de trabalho, além das perspectivas de líderes de grandes empresas. Na ocasião Susan Lim, membro do Conselho Global de Workplace Strategies da JLL, responsável pela região Ásia-Pacífico, mencionou que “para impulsionar a economia global é preciso criar uma cultura compartilhada, alinhada com a visão do CEO. Motivação não é algo que possa se impor. Deveríamos debater como as empresas criam e mantêm sua cultura, comunidade e experiência”.

As orientações propostas pela executiva e sua equipe para transformar a cultura do local de trabalho seguem três princípios: o sucesso corporativo começa pela cultura compartilhada, alinhada à visão do CEO; comunidades compartilhadas promovem o aumento da produtividade; criar locais que estimulam a integração no ambiente de trabalho para aumentar o envolvimento dos funcionários. Independentemente das ações adotadas, um fato é certo: os espaços corporativos têm ganhado cada vez mais importância no planejamento estratégico das empresas.

Um dos cases recentes da JLL no Brasil – que demonstra a importância de se investir em mudança – é o da Syngenta. Com um aumento de headcount em mais de 50%, nos últimos cinco anos, a empresa concluiu que o momento havia chegado. Problemas de comunicação, a falta de salas de reunião, os altos custos de locação integravam a lista de desafios a superar. Em 2012, a decisão da reforma foi levada a diante. Com apoio da JLL, a Syngenta deu início ao desenvolvimento de um Business Case, detalhando os custos, o cronograma e toda a operação logística do projeto, posteriormente submetido (e aprovado) à matriz da empresa na Suíça.

A meta era seguir o padrão Workplace Innovation, renovando o escritório e o conceito de trabalho, sem fazer a mudança de local. A obra, que envolveu 05 andares correspondentes a 7.931 m² e um andar de 1.604m² utilizado para montagem de layouts provisórios e suporte à logística para o fitout (reforma), proporcionou mais interação entre os profissionais, além da melhoria do ambiente”, conta Daniel Bortone, gerente sênior de Projetos da JLL, ao mencionar que a implantação de mais 60 novas salas de reunião com diferentes capacidades solucionou um dos grandes problemas da empresa.

Para isso, no entanto, foi preciso superar alguns desafios. “Reformar totalmente os andares, implantando um novo conceito de layout aliado a um novo modelo de trabalho, sem a mudança de local e com 786 funcionários trabalhando normalmente, certamente, foi o maior deles. Mas o detalhado planejamento e rígido controle da equipe da JLL fizeram com que as mudanças ocorressem sem impactos negativos ao projeto”, afirma Bortone.

Gabriela Pizarro, coordenadora de Projetos da JLL, diz que a adoção de layouts provisórios foi a solução utilizada para manter as áreas da empresa em operação. “Esse projeto contou com a integração de todas as áreas da Syngenta, além do apoio da área de Facilities da JLL, presente na empresa desde 2005. Um auxílio essencial, que nos ajudou a contornar pequenos problemas que poderiam ter dificultado a nova operação”, explica.

Detalhe relevante no projeto foi o suporte de um Comitê formado pelos principais líderes de cada área da empresa, que debateram e suportaram cada decisão tomada em relação ao projeto. Para minimizar o impacto da obra, o Comitê formou um time de projeto interno Syngenta com representantes das principais áreas envolvidas no projeto (RH, Legal, Compras, TI, Financeiro e Facilities), responsável por discutir quais pontos do projeto deveriam ser implementados e a melhor forma de executá-los.

A participação de Facilities, segundo Sandra Oliveira, gerente de Facilities da JLL para a Syngenta, contribuiu para a detecção de pontos estratégicos para manutenção. “Sugerimos algumas modificações importantes, que não foram mencionadas na amplitude do projeto arquitetônico. Os banheiros são um exemplo. Atentamos à questão da iluminação, solicitamos a padronização de duchas higiênicas em cada espaço, a instalação de uma torneira para o pessoal de Serviços, um gabinete para estocar descartáveis, que antes ficavam no subsolo, e um piso de baixo reflexo e antiderrapante”, lista ela.

Para manter todos os funcionários cientes da importância desse processo, o trabalho da área de Comunicação da Syngenta também foi considerado fundamental. “Max Gehinger foi contratado para palestrar sobre as vantagens dessa mudança. Posteriormente, cada nova ação era divulgada na forma de banners, comunicados e folhetos”, conta Sandra.

Raio-X da mudança

Um resumo da operação de reforma da Syngenta:

Tempo total do projeto: 01 ano e 11 meses;

Planejamento/aprovação e implementação: 08 meses;

Obras: 01 ano e 03 meses sem nenhum acidente e com o site em operação;

Usuários: mudança de mais de 1200;

Trabalho em conjunto: Intenso change management, tendo hoje o reconhecimento de todos os funcionários sobre os ganhos do novo layout;

Projeto entregue dentro do prazo e custo acordado no Business Case.

Agora temos um novo ambiente de trabalho, com um design moderno e agradável, que reforça os valores e a cultura da empresa, vivenciados pelas pessoas todos os dias. Nosso objetivo inicial foi alcançado, pois os comentários dos nossos profissionais são extremamente motivadores. Em minha opinião, a parceria Syngenta e JLL é um exemplo de sucesso, pois alcançamos os objetivos dentro do prazo, com a qualidade e o custo contratado. Quando temos duas empresas sérias, com profissionais dedicados e competentes, o resultado vem naturalmente”, afirma Gilson Bernal Moleiro, Head of Production Latam da Syngenta.

José Luiz Weiss, Head HR Latam da Syngenta, afirma que a parceria com a JLL foi fundamental para o sucesso do projeto. “No começo nos ajudaram mostrando outros projetos de sucesso para convencer os tomadores de decisão da Syngenta sobre a mudança. Ao longo do projeto, construímos – juntos – um plano de mudança que foi uma das chaves desse projeto. Temos muito a agradecer pela parceria e pelo resultado final, que deixou o nosso ambiente de trabalho muito mais agradável, colaborativo e eficiente”.